Um Termine anbieten zu können, muss man für diese verfügbar sein. Wie diese Verfügbarkeiten angelegt werden, zeigen wir hier:

INHALTSVERZEICHNIS

• Was sind Verfügbarkeiten?
  • Arten von Verfügbarkeiten
    • Wiederkehrende Verfügbarkeiten
    • Ausserordentliche Verfügbarkeiten
• Wo können Verfügbarkeiten hinterlegt werden?
  • Persönliches Profil
  • Ressourcen / Mitarbeiter
• Verfügbarkeiten hinzufügen
  • Wiederkehrende Verfügbarkeiten
    • Wiederkehrende Tage auswählen
    • Zeitreihen
  • Ausserordentliche Verfügbarkeiten
• Verfügbarkeiten bearbeiten
  • Wiederkehrende Verfügbarkeiten bearbeiten
  • Ausserordentliche Verfügbarkeiten bearbeiten
  • Verfügbarkeiten löschen

• Dynamische Verfügbarkeiten über Outlook verwalten
  • Voraussetzungen
    • Business
    • Enterprise
  • Aktivierung
  • Kategorien definieren
    • Kategorien im externen Kalender definieren
    • Kategorien im Calenso Dashboard definieren
  • Verfügbarkeiten im externen Kalender anlegen
    • Ansicht im externen Kalender
    • Ansicht im Buchungs-Widget
• Vorteile der dynamischen Verfügbarkeiten

• FAQ
  • Kann ich zwei Termine gleichzeitig anbieten, wenn ich zwei identische Verfügbarkeiten anlege?

Was sind Verfügbarkeiten?

Verfügbarkeiten sind die Zeiträume, in denen Mitarbeiter und Ressourcen (also Sie) für Termine gebucht werden können. Diese sind essenziell für die Terminbuchung. Sind keine Verfügbarkeiten hinterlegt, können keine Termine gebucht werden.

Arten von Verfügbarkeiten

Wiederkehrende Verfügbarkeiten

Es können im Calenso Dashboard wöchentlich wiederkehrende Verfügbarkeiten angelegt werden.

Ausserordentliche Verfügbarkeiten

Wenn eine Verfügbarkeit unregelmässig oder nur einmalig auftreten soll (z.B. für einen verkaufsoffenen Sonntag o.ä.), können Verfügbarkeiten auch für ein konkretes Datum angelegt werden.

Wo können Verfügbarkeiten hinterlegt werden?

Persönliches Profil

Möchten Sie Ihre eigenen Verfügbarkeiten verwalten, können Sie dies am besten über Ihr persönliches Profil

vornehmen. Klicken Sie zunächst unter Stammdaten auf Profil:

Es öffnet sich Ihr persönliches Profil, mit dem Sie gerade eingeloggt sind. Wählen Sie dort den Reiter Verfügbarkeiten, um diese zu bearbeiten:

Hier werden nun alle wiederkehrenden Verfügbarkeiten und ausserordentlichen Verfügbarkeiten angezeigt, die bereits angelegt wurden, und Sie können neue Verfügbarkeiten anlegen:

Ressourcen / Mitarbeiter

Sie können auch Verfügbarkeiten anderer Ressourcen und Mitarbeiter anlegen, sofern Sie als Administrator die Rechte dazu haben. Gehen Sie dazu unter Stammdaten auf Ressourcen / Mitarbeiter:

Wählen Sie dann Verfügbarkeiten aus:

Die Übersicht sieht ähnlich aus, wie im persönlichen Profil. Es werden wiederkehrende Verfügbarkeiten und ausserordentliche Verfügbarkeiten angezeigt, die bereits angelegt wurden. Nur können Sie hier zusätzlich unter allen existierenden Ressourcen auswählen, wessen Verfügbarkeiten Sie bearbeiten möchten:

Verfügbarkeiten hinzufügen

Im persönlichen Profil können neue Verfügbarkeiten über den Button Verfügbarkeit hinzufügen erstellt werden:

Unter Ressourcen / Mitarbeiter werden neue Verfügbarkeiten über das Plus-Symbol erstellt:

Hier kann zwischen Wiederkehrenden Verfügbarkeiten und Ausserordentlichen Verfügbarkeiten unterschieden werden:

Wiederkehrende Verfügbarkeiten

Zuerst müssen die Tage ausgewählt werden, an denen die verfügbaren Zeiten angelegt werden sollen. Die Zeiten werden sich dann wöchentlich an den ausgewählten Tagen wiederholen:

Wiederkehrende Tage auswählen

Zeitreihen

Es ist möglich mehrere Zeitreihen pro Tag anzulegen.

Die angelegten wiederkehrenden Verfügbarkeiten sehen dann so aus: 

Ausserordentliche Verfügbarkeiten

Diese Art von Verfügbarkeit muss einen Namen erhalten. Sie muss mit einem Datum, sowie Start- und Endzeit definiert werden.

Auch hier können mehrere Zeitreihen auf einmal angelegt werden, die für verschiedene Tage und Uhrzeiten festgelegt werden können:

Die angelegten ausserordentlichen Verfügbarkeiten werden anschliessend so angezeigt:

Verfügbarkeiten bearbeiten

Bestehende Verfügbarkeiten lassen sich über die drei Punkte am rechten Rand der jeweiligen Verfügbarkeit bearbeiten oder auch löschen:

Wiederkehrende Verfügbarkeiten bearbeiten

Für den jeweils ausgewählten Tag lassen sich Start- und Endzeiten aller angelegten Zeitreihen anpassen. Es können auch weitere Zeitreihen für den Tag hinzugefügt werden. Existieren mehr als eine Zeitreihe, so können alle Zeitreihen, bis auf die erste, über das rote "X" auch gelöscht werden:

Ausserordentliche Verfügbarkeiten bearbeiten

Der Name, das Datum und die Uhrzeit(en) lassen sich nochmals anpassen:

Verfügbarkeiten löschen

Bestehende Verfügbarkeiten lassen sich über die drei Punkte am rechten Rand der jeweiligen Verfügbarkeit löschen.

Es werden damit alle Zeitreihen des jeweiligen Tages (bei wiederkehrenden Verfügbarkeiten) gelöscht.

Bei ausserordentlichen Verfügbarkeiten wird der jeweilige Eintrag, also der gesamte angelegte Zeitraum der jeweiligen Verfügbarkeit gelöscht:

Dynamische Verfügbarkeiten über Outlook verwalten

Für alle Calenso Business- und Enterprise-Lizenzen ist es, unter der Verwendung eines Microsoft O365- oder Exchange-Kalenders, möglich, Verfügbarkeiten extern, z.B. über Outlook bereit zu stellen.

Voraussetzungen

Damit Sie diese Kalender mit Calenso verbinden können, benötigen Sie entweder eine Business oder Enterprise-Lizenz. Auf unserer Webseite finden Sie alle Lizenzen und deren Funktionen: Calenso-Lizenzen und Funktionen

Sie benötigen ausserdem einen Office365- oder Exchange-Kalender, der mit Calenso verbunden ist.

Bitte definieren Sie vorab die verschiedenen Kategorien in Ihrem Kalender, die Sie künftig verwenden wollen. Diese können zum Beispiel wie folgt lauten: Buchbar / Abwesend / Freier Tag / Ausser Haus / Urlaub / Feiertag usw.

Aktivierung

Um die Verfügbarkeiten über den externen Kalender definieren zu können, muss diese Funktion zunächst unter Einstellungen in der Rubrik Allgemein aktiviert werden:

Etwas oberhalb des Abschnitts Filialen ist die Einstellung Verfügbarkeiten von externen Kalender (...) laden zu finden. Aktivieren Sie hier den Schalter, um im nächsten Schritt Ihre Dienstleistungen mit entsprechenden Kategorien konfigurieren zu können:

Zusätzlich erscheint nun dieser Schalter unter Externe Kalender. Dieser ermöglicht es, auch nach bereits fertiggestellter Konfiguration, die Funktion kurzzeitig für die verknüpften Kalender zu deaktivieren.

Kategorien definieren

Kategorien im externen Kalender definieren

Um eine Kategorie im externen Kalender zu benennen, klicken Sie in der Kalenderansicht mit der rechten Maustaste in das leere Feld. Wählen Sie anschliessend "Neues Ereignis":

Jetzt können Sie eine neue Kategorie hinzufügen:

In unserem Beispiel nennen wir die Kategorie "Buchbar in Calenso", wählen Sie eine gewünschte Farbe und speichern die neue Kategorie:

Kategorien im Calenso Dashboard definieren

Sobald die Funktion in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert wurde, kann jeder Dienstleistung die Kategorie für die Verfügbarkeit hinzugefügt werden.

Gehen Sie dazu unter Stammdaten auf Dienstleistungen:

 Wählen Sie ein der Dienstleistungen aus, indem Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite, und anschliessend auf Bearbeiten klicken:

Unter den Erweiterten Einstellungen der Dienstleistung können Sie nun die Kategorie festlegen. Das hat zur Folge, dass diese Dienstleistung für alle extern angelegten Verfügbarkeiten mit der entsprechenden Kategorie buchbar gemacht wird, sofern diese Ihrem Benutzer zugeordnet ist. Falls mehrere Kategorien angelegt wurden, können Dienstleistungen auch differenziert angeboten werden. Z.B. mit einer Kategorie "Freitagsberatung" könnten alle Dienstleistungen, die nur am Freitag angeboten werden sollen, dieser Kategorie zugeordnet werden:

Es werden nur Termine mit dem Status Frei für Verfügbarkeiten berücksichtigt. Jeder andere Status wird von Calenso als Blocker interpretiert.

Verfügbarkeiten im externen Kalender anlegen

Nun können Sie Ihre Verfügbarkeiten in Ihrem externen Kalender anlegen.

Öffnen Sie Ihren Exchange/Office365-Kalender. Nun können Sie das gewünschte Datum anwählen und Ihre verfügbare Zeit eintragen, indem Sie im Kalender per rechtem Mausklick ein neues Ereignis eintragen:

Die Bezeichnung ihrer Verfügbarkeit im entsprechenden Feld erfassen, ggf. das Datum sowie die Zeitdauer anpassen und speichern:

Nun erscheint die Verfügbarkeit in Ihrem Exchange/Office365-Kalender als "Buchbar" bzw. so, wie Sie Ihre Kategorie definiert haben.

Ansicht im externen Kalender

In unserem Beispiel haben wir zusätzlich einen privaten Termin eingetragen, um zu demonstrieren, wie das Buchungs-Widget darauf reagiert.

Das Widget wird bei der Terminfindung den grünen Termin als Verfügbarkeit verstehen und den roten Termin von 14:00 bis 15:00 Uhr als Blocker berücksichtigen:

Ansicht im Buchungs-Widget

Hier können wir im Buchungs-Widget sehen, dass nur die verfügbare Zeit ersichtlich ist. Somit hat das Widget den roten Termin als "besetzt" erkannt und lässt keine Termine zwischen 14:00 und 15:00 Uhr zu:

Vorteile der dynamischen Verfügbarkeiten

• Schnelleres Anlegen von Verfügbarkeiten
• Kein Login auf das Calenso Dashboard nötig
• Eingrenzung des Dienstleistungsangebots durch Zuordnung von Kategorien
• Eine zeitliche Eingrenzung einer Dienstleistung wird möglich
• Unterscheidung von Filial-, Online- und vor Ort-Terminen über Kategorien

FAQ

Kann ich zwei Termine gleichzeitig anbieten, wenn ich zwei identische Verfügbarkeiten anlege?

Nein, das ist leider nicht möglich. Jede Ressource und Mitarbeiter können zum selben Zeitpunkt immer nur einen Termin anbieten, egal wie viele zeitgleiche Verfügbarkeiten für eine Ressource oder Mitarbeiter angelegt wurden. Wenn mehrere Termine gleichzeitig angeboten werden sollen, ist eine zusätzliche Ressource oder Mitarbeiter notwendig.