NHALTSVERZEICHNIS
- Einführung
- Voraussetzungen
- Hinzufügen von Dienstleistungen
- Löschung von Dienstleistungen
- Zusammenfassung
Einführung
Dienstleistungen sind ein zentrales Element für die Terminvereinbarung über Calenso. Sie beschreiben, was für den vereinbarten Termin angeboten wird bzw. was dieser beinhaltet. Ausserdem wird über Dienstleistungen auch die Dauer und optional auch die Kosten für einen Termin definiert.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihrem Calenso-Profil Dienstleistungen hinzufügen, diese kategorisieren und mehrsprachig erfassen sowie Vor- und Nachbearbeitungszeiten konfigurieren.
Voraussetzungen
Dienstleistungen sind ein Grundbaustein, um Termine in Calenso anbieten zu können. Daher stehen diese in jedem Lizenz-Modell zur Verfügung.
Basic | Professional | Business | Enterprise |
Hinzufügen von Dienstleistungen
Über Einstellungen / Dienstleistungen gelangen Sie in das Menü, um Dienstleistungen anzulegen und zu bearbeiten.
Kategorisierung von Dienstleistungen
Bevor Sie neue Dienstleistungen anlegen, prüfen Sie, ob diese einer der bestehenden Kategorien zugeordnet werden kann oder ob evtl. eine neue Kategorie angelegt werden sollte.
Dienstleistungskategorien bieten eine bessere Übersicht und Struktur im Buchungswidget. Sie können neue Kategorien wie folgt hinzufügen:
1. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen.
2. Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein und klicken Sie auf Speichern. Optional können Sie die Kategorien auch mehrsprachig anlegen.
3. Sie können Kategorien auch nachträglich bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte oben rechts klicken und Bearbeiten auswählen.
Erstellen und Bearbeiten von Dienstleistungen
Klicken Sie auf das "+" neben "Dienstleistungen", um eine neue Dienstleistung zu erfassen. Ein Dialogfeld öffnet sich.
Sie können Dienstleistungen auch nachträglich bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte im rechten Bereich auf Höhe der Dienstleistung, die Sie bearbeiten möchten.
Name und Beschreibung
Geben Sie der Dienstleistung einen Namen und eine Beschreibung.
Dauer
Legen Sie die Dauer der Dienstleistung fest. Dies ist erforderlich, um die Dauer des Termins berechnen zu können, und ob dieser während Ihrer Verfügbarkeiten Platz findet.
Kategorie zuordnen
Ordnen Sie die Dienstleistung einer entsprechenden Kategorie zu. Jede Dienstleistung muss einer Kategorie zugeordnet werden. Falls nötig, erstellen Sie eine neue Kategorie.
Preis und MwSt
Ist Ihre Dienstleistung kostenpflichtig, so teilen Sie dies durch die Angabe eines Preises mit. Die Angabe des Preises erfolgt inklusive Mehrwertsteuer (brutto). Wählen Sie ausserdem den zutreffenden MwSt-Satz aus.
Ist Ihre Dienstleistung kostenlos, und dies soll auch angezeigt werden, dann geben Sie "0" als Betrag ein. Mit der Eingabe von "-1" wird nichts angezeigt.
Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeit
Wenn zuvor in der Übersicht der Dienstleistungen die Funktion der Vorbereitungszeit und Nachbearbeitungszeit aktiviert worden ist, können diese in der Bearbeitung der Dienstleistung hinterlegt werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Termine mit Pausen aufeinander folgen werden. Sie können diese für jede Dienstleistung individuell erstellen. Eine Vorbereitungszeit wird für Sie einen zusätzlichen Termineintrag vor dem Termin erstellen, der weitere Terminbuchungen während dieser Zeit verhindern wird. Die Nachbearbeitungszeit verursacht das Gleiche nach dem Termin. Insgesamt muss nun der Termin mit seiner Dauer, zuzüglich Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeit in die Zeit Ihrer Verfügbarkeit passen, um angeboten werden zu können. Ihre Kunden werden nach wie vor nur den Termineintrag für die Termindauer erhalten. Die Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeiten werden nicht an Ihre Kunden kommuniziert.
Sind alle erforderlichen Eingaben gemacht worden, kann die Dienstleistung gespeichert werden.
Erweiterte Einstellungen
Im unteren Bereich des Menüs lassen sich die erweiterten Einstellungen öffnen.
Vorlaufzeit der Terminbuchung überschreiben
Soll eine Dienstleistung von Ihren Kunden auch kurzfristiger gebucht werden können, als in Ihren globalen oder Filialen-spezifischen Einstellungen definiert ist, kann dies unter Globale- oder Filialen Termin Vorlaufzeit überschreiben hinterlegt werden. Die Angabe erfolgt in Stunden.
Buchungsname
Der Buchungsname Ihrer Dienstleistung erscheint in der URL des Buchungslinks, sollten Sie diesen auf diese Dienstleistung eingrenzen. Der Buchungsname wird automatisch von Calenso, basierend auf dem Namen der Dienstleistung, erzeugt. Sie können jedoch den Buchungsnamen neu bestimmen.
Status und Kategorie für dynamische Verfügbarkeiten
Diese Einstellungen sind relevant, sollten Sie Ihre Verfügbarkeiten nicht in Calenso, sondern über Ihren Microsoft Exchange oder Microsoft Office365-Kalender bestimmen. Wie dies funktioniert und für welche Abonnements dies vorbehalten ist, erklären wir im Artikel: Verfügbarkeiten dynamisch im externen Kalender anlegen.
Dienstleistung allen Ressourcen und Mitarbeitern zuordnen
Soll die Dienstleistung gleich von allen buchbaren Ressourcen und Mitarbeitern angeboten werden, kann dies mit dem Schalter Fähigkeit für alle buchbaren Ressourcen erstellen aktiviert werden.
Interne Dienstleistung
Soll die Dienstleistung auf der öffentlichen Buchungsoberfläche von Calenso nicht sichtbar sein, sondern nur bei der Verwendung des internen Buchungs-Widgets, kann dies mit dem Schalter Interne Dienstleistung (nur im internen Widget buchbar) aktiviert werden.
Mindestpreis angeben
Können bei der Buchung Ihrer Dienstleistung weitere Kosten neben dem definierten Preis entstehen, kann die Angabe des Preises mit "Preis ab" gekennzeichnet werden. Aktivieren Sie dazu den entsprechenden Schalter.
Termin-Status Funktion
Für unsere Enterprise-Kunden bieten wir zusätzlich die Möglichkeit, der Terminstatus-Funktion. Damit werden Termine nicht automatisch von Calenso bestätigt, sondern können einen zuvor definierten manuellen Prozess durchlaufen, bevor Sie den Kunden bestätigt werden.
Im Detail wird diese Funktion in unserem Artikel Terminstatus: Termine manuell verwalten und bestätigen beschrieben.
Reihenfolge ändern per Drag & Drop
Die Reihenfolge der angelegten Dienstleistungen kann per Drag & Drop verändert werden. Klicken und halten Sie dazu auf die entsprechende Dienstleistung und ziehen Sie diese an die jeweilige Stelle, bis die gewünschte Reihenfolge hergestellt ist.
Mehrsprachige Dienstleistungen und Kategorien
Dienstleistungen und Kategorien können in mehreren Sprachen erfasst werden. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen durch Sprachbarrieren.
1. Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen Ecke rechts auf Höhe einer Kategorie oder Dienstleistung und wählen Sie "bearbeiten".
Aktivieren Sie die Schaltfläche "Mehrsprachig erfassen".
Füllen Sie die Felder in den gewünschten Sprachen aus. Die ausgewählte Sprache ist hellblau hervorgehoben.
Löschung von Dienstleistungen
Soll eine Dienstleistung nicht mehr angeboten und gelöscht werden, klicken Sie auf die drei Punkte auf Höhe der betreffenden Dienstleistung und wählen Sie "Löschen".
Bestätigen Sie die Löschung.
Zusammenfassung
Das Hinzufügen, Bearbeiten und Kategorisieren von Dienstleistungen sowie die Konfiguration von Vor- und Nachbearbeitungszeiten sind essentielle Schritte zur Gestaltung Ihres Buchungsprozesses mit Calenso. Durch die mehrsprachige Erfassung können Sie Ihre Dienstleistungen einem breiteren Kundenkreis zugänglich machen.
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