INHALTSVERZEICHNIS

• Einführung
• Voraussetzungen
• Aktivierung
• Kategorie definieren
  • Im externen Kalender
  • Im Calenso Dashboard
• Verfügbarkeiten im Kalender anlegen
  • Ansicht im externen Kalender
  • Ansicht im Buchungs-Widget
• Vorteile

Einführung

Bisher mussten alle Verfügbarkeiten für mögliche Termine im Calenso-Dashboard angelegt werden. Nun ist es möglich, Verfügbarkeiten auch im Office365 und Exchange-Kalender zu definieren. Calenso wird diese extern angelegten Verfügbarkeiten automatisch übernehmen und im Buchungs-Widget als mögliche Termine anbieten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Termine kurzfristig zur Verfügung gestellt werden müssen, ohne dass ein Login ins Calenso Dashboard nötig ist.

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Voraussetzungen

Damit Sie diese Kalender mit Calenso verbinden können, benötigen Sie entweder eine Business oder Enterprise-Lizenz. Auf unserer Webseite finden Sie alle Lizenzen und deren Funktionen: Calenso-Lizenzen und Funktionen

Sie benötigen einen Office365- oder Exchange-Kalender, der mit Calenso verbunden ist. Im nachfolgenden Support-Artikel finden Sie die passende Anleitung, wie Sie Ihren Kalender verknüpfen können:

Office365-Kalender synchronisieren
Exchange-Kalender synchronisieren

Bitte definieren Sie vorab die verschiedenen Kategorien in Ihrem Kalender, die Sie künftig verwenden wollen. Diese können zum Beispiel wie folgt lauten: Buchbar / Abwesend / Freier Tag / Ausser Haus / Urlaub / Feiertag usw.

Aktivierung

Um die Verfügbarkeiten über den externen Kalender definieren zu können, muss diese Funktion zunächst in den Buchungs-Widget Einstellungen aktiviert werden. Gehen Sie dazu in der Navigation auf Einstellungen und öffnen Sie die Buchungs-Widget Einstellungen.

Kurz vor dem Abschnitt Filialen ist die Einstellung Verfügbarkeiten von externen Kalender (...) laden zu finden. Aktivieren Sie hier den Schalter, um im nächsten Schritt Ihre Dienstleistungen mit entsprechenden Kategorien konfigurieren zu können.

Zusätzlich erscheint dieser Schalter unter den Kalender Verknüpfungen. Dieser ermöglicht es, auch nach bereits fertiggestellter Konfiguration, die Funktion kurzzeitig für die verknüpften Kalender zu deaktivieren.

Kategorie definieren

Im externen Kalender

Um eine Kategorie im externen Kalender zu benennen, klicken Sie in der Kalenderansicht mit der rechten Maustaste in das leere Feld. Wählen Sie anschliessend "Neues Ereignis":

Jetzt können Sie eine neue Kategorie hinzufügen:

In unserem Beispiel nennen wir die Kategorie "Buchbar in Calenso", wählen die Farbe Grün und speichern die neue Kategorie:

Im Calenso Dashboard

Sobald die Funktion in den Buchungs-Widget Einstellungen aktiviert wurde, kann jeder Dienstleistung die Kategorie für die Verfügbarkeit hinzugefügt werden.

Gehen Sie dazu unter Einstellungen auf Dienstleistungen. Wählen Sie ein der Dienstleistungen aus, indem Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite, und anschliessend auf Bearbeiten klicken:

Unter den Erweiterten Einstellungen der Dienstleistung können Sie nun die Kategorie festlegen. Das hat zur Folge, dass diese Dienstleistung für alle extern angelegten Verfügbarkeiten mit der entsprechenden Kategorie buchbar gemacht wird, sofern diese Ihrem Benutzer zugeordnet ist. Falls mehrere Kategorien angelegt wurden, können Dienstleistungen auch differenziert angeboten werden. Z.B. mit einer Kategorie "Freitagsberatung" könnten alle Dienstleistungen, die nur am Freitag angeboten werden sollen, dieser Kategorie zugeordnet werden.

Es werden nur Termine mit dem Status Frei für Verfügbarkeiten berücksichtigt. Jeder andere Status wird von Calenso als Blocker interpretiert.

Verfügbarkeiten im Kalender anlegen

Nun können Sie Ihre Verfügbarkeiten u.v.m. in Ihrem externen Kalender anlegen. Wie Sie dabei vorgehen, erklären wir Ihnen in den nachfolgenden Schritten.

Öffnen Sie Ihren Exchange/Office365-Kalender. Nun können Sie das gewünschte Datum anwählen und Ihre verfügbare Zeit eintragen, indem Sie im Kalender per rechtem Mausklick ein neues Ereignis eintragen:

Die Bezeichnung ihrer Verfügbarkeit im entsprechenden Feld erfassen, ggf. das Datum sowie die Zeitdauer anpassen und speichern:

Nun erscheint die Verfügbarkeit in Ihrem Exchange/Office365-Kalender als "Buchbar" bzw. so, wie Sie Ihre Kategorie definiert haben.

Ansicht im externen Kalender

In unserem Beispiel haben wir zusätzlich einen privaten Termin eingetragen, um zu demonstrieren, wie das Buchungs-Widget darauf reagiert. Das Widget wird bei der Terminfindung diesen externen Termin als nicht buchbar berücksichtigen:

Ansicht im Buchungs-Widget

Hier können wir im Buchungs-Widget sehen, dass nur die verfügbare Zeit ersichtlich ist. Somit hat das Widget die gebuchten Termine als "besetzt" erkannt und daher nicht als Verfügbarkeit angeboten:

Vorteile

• Schnelleres Anlegen von Verfügbarkeiten
• Kein Login auf das Calenso Dashboard nötig
• Eingrenzung des Dienstleistungsangebots durch Zuordnung von Kategorien
• Eine zeitliche Eingrenzung einer Dienstleistung wird möglich
• Unterscheidung von Filial-, Online- und vor Ort-Terminen durch Zuordnung des Status'