Eine der aufwendigsten Terminkoordinationen ist jene, bei der mehr als zwei Personen beteiligt sind.
Calenso macht den bisher grössten Entwicklungsschritt mit der Einführung von Konferenzen. So lässt sich diese aufwendigste Art der Terminvereinbarung nun in einem Bruchteil der Zeit abwickeln.
INHALTSVERZEICHNIS
- Ab welchem Abo ist die Funktion verfügbar?
- Voraussetzungen
- Anlegen einer Konferenz
- Überprüfung
- Wie kann der Buchungslink der Konferenz geteilt werden?
Ab welchem Abo ist die Funktion verfügbar?
Die Calenso Konferenzen sind ab dem Business Abonnement verfügbar.
Es können 5 Konferenzen angelegt, und bis zu 5 weitere Konferenzen zusätzlich abonniert werden.
Werden 11 oder mehr Konferenzen benötigt, sind diese mit einer Enterprise-Lizenz möglich.
Voraussetzungen
Es soll ein Termin mit mehr als einer Person vereinbart werden.
Die angebotenen Dienstleistungen werden von allen beteiligten Personen angeboten.
Anlegen einer Konferenz
Unter dem Menüpunkt Termine finden Sie den Unterpunkt Konferenzen.
Folgende Eingaben sind für eine Konferenz erforderlich:
Titel
Benennen Sie Ihre Konferenz, z.B. Bewerbungsgespräch. Dies wird als Titel auf der Buchungsseite erscheinen.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Ansicht auf der Buchungsseite
Beschreibung
Geben Sie kurz wieder, was Ihre Konferenz beinhalten wird.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Ansicht auf der Buchungsseite
Mitarbeiter
Zunächst muss definiert werden, welche Person für den Konferenztermin hauptverantwortlich ist.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Dienstleistungen
Nachdem die Hauptperson ausgewählt wurde, kann eine oder mehrere Dienstleistungen aus dem Angebot dieser Person ausgewählt werden. Dienstleistungen können erst gewählt werden, wenn die Hauptperson feststeht.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard. Nur eine Dienstleistung ist ausgewählt.
Wird nur eine Dienstleistung ausgewählt, überspringt Calenso die Auswahl der Dienstleistung und geht direkt zur Datumsauswahl. Die Dienstleistung wird am Ende des Buchungsprozesses in der Zusammenfassung angezeigt.
Werden mehrere Dienstleistungen ausgewählt, erscheint auch der erste Buchungsschritt der Dienstleistungsauswahl.
Ansicht der Buchungsseite, wenn mehrere Dienstleistungen zur Auswahl stehen.
Ressourcen
Nachdem die Hauptperson und die Dienstleistungen ausgewählt wurden, können nun weitere Personen und Ressourcen zusätzlich für denKonferenztermin ausgewählt werden. Diese stehen nur zur Auswahl, wenn diese auch grundsätzlich die zuvor ausgewählten Dienstleistungen anbieten.
Es kann entschieden werden, ob die zusätzlichen Personen erforderlich sind oder optional an der Konferenz teilnehmen.
Ansicht auf dem Dashboard. Eine der Personen ist nicht als erforderlich gekennzeichnet.
Ansicht auf der Buchungsseite mit der Hauptperson und den zusätzlichen Ressourcen und den entsprechenden Labels, ob ein Mitarbeiter für den Termin erforderlich ist oder optional teilnehmen kann.
Ablaufdatum (optional)
Der Buchungslink für die Konferenz kann mit einem Ablaufdatum und -Uhrzeit versehen werden. So muss die buchende Person bis zu diesem Zeitpunkt die Konferenz gebucht haben. Danch ist der Link zur Konferenz-Buchungsseite nicht mehr erreichbar. Ist ein Konferenz-Link abgelaufen, kann er nicht mehr reaktiviert werden. Der abgelaufene Link muss gelöscht und ein neuer Link erstellt werden.
Ansicht auf dem Calenso Dashboard
Der Konferenz-Link kann jedoch auch als permanent angelegt werden, wenn der Schalter dazu aktiviert wird. Dann wird der Link zur Buchung niemals ablaufen.
Angelegte Konferenzen in der Übersicht
Nachdem die neue Konferenz erstellt wurde, erscheint diese ganz oben auf der Liste aller Konferenzen. Es wird die erste ausgewählte Person angezeigt und wie viele weitere Personen an diesem Termin teilnehmen sollen.
Über die drei Punkte am rechten Rand kann die Konferenz nochmals bearbeitet, gelöscht, oder der QR-Code bzw. der Buchungslink angezeigt werden.
Überprüfung
Rufen Sie die Buchungsseite zur Überprüfung einmal auf, um sicher zu gehen, dass es übereinstimmende Verfügbarkeiten gibt und diese im gewünschten Zeithorizont liegen.
Wie kann der Buchungslink der Konferenz geteilt werden?
Termine/Konferenzen
Der Buchungslink kann direkt nach der Erstellung angezeigt, kopiert und aufgerufen werden. Ausserdem kann der QR-Code, der auf die URL der Buchungsseite verweist, heruntergeladen werden.
Klicken Sie auf QR-Code anzeigen
Es öffnet sich ein Popup mit einem QR-Code zur Konferenz-Buchungsseite, diese kann direkt mit Klick auf den Link aufgerufen werden. Mit Klick auf den QR-Code wird dieser als PNG-Datei heruntergeladen.
Dashboard - Buchungslink-Generator
Der Buchungslink zur Konferenz kann auch über den Buchungslink-Generator auf dem Dashboard von Calenso erzeugt werden. Sobald Sie Konferenz ausgewählt haben, können Sie unter allen bereits angelegten, und noch gültigen, Konferenzen auswählen. Der entsprechende Buchungslink und QR-Code werdden anschliessend generiert.
Auf dem Dashboard sind Konferenzen ebenfalls in unserem Buchungslink-Generator verfügbar.
Wenn Konferenzen ausgewählt sind, kann unter dem Dropdown-Menü unter allen bisher angelegten Konferenzen ausgewählt werden.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Konferenzen oder auch zu anderen Themen, schreiben Sie an support@calenso.com.
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