Profil aus Calendly importieren

Sie haben festgestellt, dass Calenso mehr Sicherheit für die Daten Ihrer Kunden bietet und auch mehr Funktionen bereit stellt? Sie nutzen nach wie vor Calendly, möchten gerne wechseln, aber Sie scheuen den Aufwand, wieder alle Einstellungen von vorne vorzunehmen?

Dann könnten wir jetzt die Lösung für Sie haben.

Calenso bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Einstellungen aus Calendly einfach in Ihren neuen Calenso-Account zu importieren. Wir erklären Ihnen hier, wie es geht.

INHALTSVERZEICHNIS

• Welches Abo benötige ich, um Daten aus Calendly importieren zu können?
• Was kann alles von Calendly importiert werden?
• Wie werden die Daten nach dem Import zugeordnet?
• Was passiert, wenn mehrfach importiert wird?
• Was wird für einen Import benötigt?
  • Calendly Access Token erstellen
• Daten importieren

Welches Abo benötige ich, um Daten aus Calendly importieren zu können?

Der Datenimport steht allen Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Was kann alles von Calendly importiert werden?

Folgende Daten können aus Ihrem Calendly-Profil importiert werden:

• Mitarbeiter
• Verfügbarkeiten
• Dienstleistungen (Events)
• Buchungsfragen
  
  

Wie werden die Daten nach dem Import zugeordnet?

• Mitarbeiter
  • Wird der ältesten Filiale in Calenso zugeordnet
  • Erhält die Verfügbarkeiten, falls von Calendly importiert
  • Muss noch eine Funktionsbeschreibung in Calenso erhalten
• Verfügbarkeiten
  • Werden dem zugehörigen Mitarbeiter zugeordnet
• Dienstleistungen
  • Werden der ältesten Dienstleistungs-Kategorie zugeordnet
• Buchungsfragen
  • Erscheinen als neue individuelle Buchungsfrage ganz unten im Katalog an Buchungsfragen

Was passiert, wenn mehrfach importiert wird?

Es werden nur Daten importiert, die auch ausgewählt wurden. Dies wird unter Daten importieren beschrieben. Existiert der Datensatz bereits wird dieser aktualisiert. Wenn ein Schalter inaktiv ist, wird dieser beim Import ignoriert. Es werden nur neue Datensätze aus Calendly neu importiert. Wurde ein Datensatz in Calendly gelöscht, der zuvor noch in Calenso importiert wurde, so bleibt der Datensatz in Calenso unverändert, auch wenn anschliessend erneut aus Calendly importiert wird.

Was wird für einen Import benötigt?

Um einen Import von Calendly vornehmen zu können, muss zunächst im Calendly-Profil ein Access Token erstellt werden.

Calendly Access Token erstellen

Im Calendly Dashboard ist in der Navigation der Menüpunkt Integrations zu finden:

Dieser führt zu der Übersicht aller Integrationsmöglichkeiten.

Unten Links ist API and connectors zu finden:

Dadurch gelangt man zu Auswahl der Integrationsmöglichkeiten.

Hier muss API and webhooks ausgewählt werden:

Für den Import muss ein Personal access token erstellt werden:

	Es folgt der Hinweis, dass mit einem Access Token Zugriff auf die Daten im Calendly Account möglich sein wird. Das wollen wir auch. Mit Klick auf Continue geht es weiter.
	Nun soll ein Name für den Access Token gewählt werden. Der ist unerheblich. Hier kann jeder beliebige Name gewählt werden. Klicken Sie anschliessend auf Create token.
	Nun muss zunächst der 6-stellige Code eingegeben werden, der an die E-Mail Ihres Calendly Accounts gesendet wurde, um die Erstellung des Tokens zu verifizieren.
	Nun kann der neu erstellte Token kopiert werden, indem man auf Copy token klickt.
	Wurde der Token erfolgreich in die Zwischenablage kopiert, erscheint für kurze Zeit ein Haken im Button.

Daten importieren

Nun können die Daten aus Calendly importiert werden.

Gehen Sie dazu im Calenso Dashboard auf Einstellungen / Calendly.

Zunächst muss die Calendly-Synchronisation aktiviert werden:

Danach kann der Acceess Token von Calendly (der sich noch in der Zwischenablage befinden sollte) in das Feld eingefügt werden. Sollte der Token (noch) nicht vorhanden sein, gehen Sie zurück zum Schritt Calendly Access Token erstellen.

Wenn der Token erfolgreich eingefügt wurde, sollte die Seite nun so aussehen: Hier wurden bereits alle zu importierenden Felder aktiviert. Die Verfügbarkeiten erscheinen erst, wenn auch der Mitarbeiter bzw. Benutzer ausgewählt wurde.

Mit Klick auf Importieren werden die ausgewählten Felder von Calendly in Calenso übertragen.

Mit Details anzeigen kann der Inhalt der importierten Felder angesehen werden:

Für die Buchungsfragen unterstützt bzw. unterscheidet Calendly lediglich zwischen Einzel- und mehrfacher Auswahl, Text oder Telefonnummern. Bei der Übertragung der Buchungsfragen wird sich Calenso darauf beschränken, auch wenn ein anderes Calenso Buchungsfragen-Format besser passen würde.