Ihre Kunden buchen über Calenso Schulungs-, Seminar- oder Tagungsräume? Oder bieten Sie andere Räumlichkeiten zu Buchung an, wollen diese aber nicht permanent überwachen bzw. den Zutritt für Ihre Gäste manuell kontrollieren?

Seit unserem Update auf Version v4.57.2 ist es nun möglich, zu gebuchten Dienstleistungen automatisch eine zeitlich begrenzte Freigabe für den Zutritt zu Ihren Räumlichkeiten zu gewähren. Mit der Integration von exivo und der Lösung von Doormakaba können nun elektronische Schlüssel erstellt werden, die per Handy App die Türen zu Ihren Räumen öffnen.

INHALTSVERZEICHNIS

• Voraussetzungen
• Begriffe
• Setup der exivo-Integration
  • Aktivierung der Integration
  • Einrichtung der Schnittstelle
  • Auswahl der Filiale
  • Zuordnung der exivo Komponenten zu der Filiale
  • Aktivierung der exivo Komponenten für bestimmte Dienstleistungen
• Buchungsprozess für die Kunden
  • Vorlage der Exivo Information anpassen
  • Buchungsprozess
  • Zugang
  • Bei Stornierung des Termins
  • Bei Umbuchung des Termins

Voraussetzungen

Um die exivo-Integration in Calenso vornehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es muss eine Dormakaba Infrastruktur vorhanden sein
• Es muss ein API Key und ein API Secret vorhanden sein (diese werden in der exivo app bereitgestellt)
• In den Buchungsfragen muss das Feld der Mobilen Telefonnummer aktiviert und als Pflichtfeld definiert werden.

Begriffe

• API Key - Mit einem API Key kann Calenso auf die exivo Infrastruktur zugreifen
• API Secret - Das API Secret ist eine weitere Sicherheitsstufe für den Zugriff auf die Infrastruktur
• Site-ID - Die gesamte Anwendung basiert auf der Site-ID. Bei jeder Kommunikation über die Schnittstelle mit exivo wird diese ID angegeben
• exivo Komponenten - Einzelnen Räumlichkeiten bzw. Türen, welche über einen digitalen Zylinder verfügen

Setup der exivo-Integration

Aktivierung der Integration

	Die entsprechende Integration muss unter Einstellungen / Integrationen / Dormakaba Exivo aktiviert werden

Einrichtung der Schnittstelle

Sobald die Integration aktiviert ist, können der API-Schlüssel das API Secret eingetragen werden.

Diese können in der exivo app abgerufen werden.

Auswahl der Filiale

Die Site-ID (essenziell für die Kommunikation der Schnittstelle) muss einer Filiale in Calenso zugeordnet werden.

Öffnen Sie dazu Einstellungen / Filialen.

Zuordnung der exivo Komponenten zu der Filiale

	Sobald die korrekte exivo Site-ID eingegeben wurde, wird das Feld zur Aktivierung der zuvor in der exivo app definierten exivo Komponenten angezeigt.
	Wählen Sie die gewünschten exivo Komponenten für diesen Standort aus. Aktivieren Sie hier die Komponenten, welche immer freigeschaltet werden (egal, welche Dienstleistung gebucht wurde) wie z.B. Garderobe / WC und die Haupttüre wie die Schiebetür-Innen. In einem weiteren Schritt definieren Sie dann die buchbaren Komponenten, die speziell mit einer Dienstleistung verknüpft sind.
	Die ausgewählten exivo Komponenten werden übernommen.
	Wichtig: Es darf nicht die Komponente des Gateways ausgewählt werden (Diese wird automatisch durch die Schnittstelle in der Auswahl angezeigt). Wird diese für den Standort aktiviert, wird es zu einem Fehler kommen.

Alle Komponenten, welche für einen Standort ausgewählt werden, stehen im nächsten Schritt der Zuordnung der Räume zu den einzelnen Dienstleistungen zur Verfügung.

Aktivierung der exivo Komponenten für bestimmte Dienstleistungen

Unter Einstellungen / Dienstleistungen kann den einzelnen Dienstleistungen die jeweilige exivo Komponente zugeordnet werden, die bei Buchung dieser Dienstleistung freigeschaltet werden sollen. Durch die Auswahl in der Filiale wurden bereits die allgemeinen exivo Komponenten freigeschalten, die bei jeder Buchung mit freigeschaltet werden. So wird in diesem Beispiel für die Buchung eines Sitzungszimmers der Zugang speziell zu einem Beratungsraum gewährt (definiert über die Dienstleistung) Durch die Angabe der Filiale kommt die Freigabe vom Haupteingang und Garderobe/WC noch hinzu (definiert über die Filiale) Es darf auch hier nicht die Gateway-Komponente aktiviert werden, da diese einen Fehler verursachen würde.

Buchungsprozess für die Kunden

Vorlage der Exivo Information anpassen

Unter Einstellungen / Vorlagen ist der Eintrag "Exivo Information auf der Terminbuchungsseite" zu finden.

Dieser Text wird unterhalb der Kontaktangaben auf der Terminbuchungsseite angezeigt.

Bitte ändern Sie den Text entsprechend mit Ihren Angaben ab!

Hier ein Beispiel, wie der Text dargestellt wird:

Buchungsprozess

Aus der Kundensicht verändert sich nicht viel im Vergleich zum ursprünglichen Buchungsprozess.

Nur wird jetzt mit dem oben genannten Informationsfeld dem Kunden die Möglichkeit gegeben, die Mobile App "Dormakaba mobile access" entweder aus dem Google Play Store oder Apple AppStore herunter zu laden.

Die Zuordnung des Schlüssels erfolgt über die Telefonnummer.

Zugang

Wird der Schlüssel mit der Dormakaba mobile access - App aufgerufen, muss zunächst per Gesichtserkennung der Schlüssel freigegeben werden, damit Türen in der Umgebung geöffnet werden.

Steht die Gesichtserkennung nicht zur Verfügung, wird der PIN des Smartphones abgefragt.

Ist der Schlüssel gültig, leuchtet das Schloss grün und der Zugang ist gewährt.

Sollte das Schloss rot leuchten, ist entweder der Schlüssel ungültig, wird an einer falschen Tür verwendet (zu einem Raum, der nicht in der Buchung enthalten ist) oder der Buchungszeitraum ist seit mehr als 15 min vergangen.

Der Schlüssel gewährt den Zugang 15 Minuten vor Beginn des gebuchten Termins und erlischt 15 Minuten nach Ende des gebuchten Termins.

Bei Stornierung des Termins

Sollte der Termin storniert werden, wird der Schlüssel automatisch ungültig.

Bei Umbuchung des Termins

Wird der Termin umgebucht, wird der ursprüngliche Schlüsse gelöscht und ein neuer Schlüssel für den geänderten Zeitraum erstellt.