INHALTSVERZEICHNIS
- Einführung
- Voraussetzungen
- Wofür wird der Terminstatus genutzt?
- Aktivierung der Terminstatus Funktion
- Buchungsverlauf mit Terminstatus
- Verlauf der Statusänderungen eines Termins anzeigen
- Zusammenfassung
Einführung
Möchten Sie Ihre Termine nicht sofort automatisch bestätigen, sondern lieber die volle Kontrolle darüber haben, welchen Terminen Sie zusagen? Oder durchläuft Ihre Terminvergabe einen konkreten Prozess, bevor der Termin an Ihre Kunden bestätigt werden kann? Dann ist die Terminstatus Funktion genau das Richtige für Sie. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie diese nutzen können.
Voraussetzungen
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Wofür wird der Terminstatus genutzt?
Wenn Ihr Terminvereinbarungsprozess komplexer ist als eine sofortige Terminbestätigung, können individuelle Stati angelegt werden, die eine Terminbuchung durchlaufen muss, bevor der Termin bestätigt wird. Somit können Sie Ihren Kunden eine Plattform für eine Terminbuchung zur Verfügung stellen und bereits eine gewisse Verbindlichkeit und somit Kundenbindung erzielen, auch wenn der Termin noch nicht sicher ist.
Beispiele für einen solchen Prozess:
- Terminanfrage ist eingegangen
- Rücksprache mit Geschäftsleitung
- Termin wird von der Geschäftsleitung freigegeben
- Vertretung im Team sicherstellen
- Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen
- Termin zusagen
Falls eine Status-Voraussetzung nicht erfüllt wird, kann der Termin direkt in einen Absagestatus überführt werden. Der Kunde wird so informiert, dass der Termin nicht wahrgenommen werden kann.
Aktivierung der Terminstatus Funktion
Klicken Sie unter Einstellungen auf Buchungs-Widget Einstellungen.
Betätigen Sie den Schalter Terminstatus Funktion aktivieren.
Terminstatus für einzelne Dienstleistungen aktivieren
Gehen Sie zu den Einstellungen und wählen Sie Dienstleistungen.
Wählen Sie die gewünschte Dienstleistung und klicken Sie auf die drei Punkte, um diese zu bearbeiten.
Klicken Sie auf erweiterte Einstellungen, um das Menü zu erweitern.
Wenn das Menü der erweiterten Einstellung geöffnet ist, finden Sie den Schalter, um die Terminstatus Funktion für diese Dienstleistung zu aktivieren.
Terminstati anlegen und verwalten
Wenn Sie nun die Einstellungen öffnen, ist neu der Menüpunkt Terminstatus zu finden.
Mit dem "Plus"-Symbol können Sie einen neuen Terminstatus anlegen.
Geben Sie dem Status einen Namen und eine kurze Beschreibung.
Die Position gibt an, an welcher Stelle in der Reihenfolge der Terminstatus eingenommen wird.
Wählen Sie, ob der Status als Start, Buchungsbestätigung oder Absage gekennzeichnet wird.
Für einen Status an erster Position ist Start die logische Einstellung. Grundsätzlich wird diese Option allen Stati zugeordnet, die keine Buchungsbestätigung oder Absage auslösen sollen.
Wird der Status als Buchungsbestätigung gekennzeichnet, wird eine Buchungsbestätigung an den Kunden versendet, sobald einer Terminbuchung dieser Status zugeordnet wird.
Wird der Status als Absage gekennzeichnet, wird eine Absage an den Kunden versendet, sobald einer Terminbuchung dieser Status zugeordnet wird.
Wählen Sie eine Farbe zur besseren Übersicht.
Die Farbe unterstreicht die Statusangabe und macht diesen schneller ersichtlich. Hier die einzelnen Farben im Überblick:
Nachdem mehrere Termin-Stati angelegt wurden, könnte deren Übersicht beispielsweise so aussehen.
Buchungsverlauf mit Terminstatus
Wurden einer Dienstleistung verschiedene Stati, so wie oben gezeigt, zugeordnet, so sieht ein Buchungsprozess wie folgt aus.
Eingang einer neuen Buchung
Aus Kundensicht
Der Buchungsprozess sieht im ersten Schritt genauso aus wie immer, der Kunde sucht über das Buchungs-Widget die entsprechende Dienstleistung und das passende Datum und die Uhrzeit aus.
Nach erfolgreicher Buchung wird den Kunden dieser Text auf der Erfolgsseite angezeigt:
Die Terminseite zeigt dem Kunden an, dass der Termin noch unbestätigt ist.
In der Bestätigungs-Email wird jedoch nicht der Termin bestätigt, sondern nur der Eingang der Terminanfrage.
Aus Sicht des Calenso Partners
Im Calenso Dashboard erscheint der angefragte Termin mit dem entsprechenden Status.
Dadurch, dass der Status Anfrage bearbeiten mit dem Prädikat "Ist Start?" versehen wurde, beginnt der Buchungsprozess mit diesem Status.
Terminstatus aktualisieren
Um den Status einer Terminanfrage zu verändern, klicken Sie auf die drei Punkte an deren rechten Rand und wählen Sie Status aktualisieren.
Bestätigung
Der primäre Status der Anfrage kann bearbeitet und z.B. in eine Bestätigung geändert werden.
Anschliessend erhalten die Kunden die offizielle Bestätigung.
Sobald der Termin an den Kunden bestätigt worden ist, wird die gewohnte Bestätigung auch an die gebuchte Ressource, Filiale oder die Firmen E-Mail-Adresse gesendet.
Nachdem die Anfrage z.B. auf einen Status mit dem Prädikat "Ist Buchungsbestätigung?" geändert wurde, verschwindet zunächst die Anfrage im Dashboard aus der Übersicht der unbestätigten Terminanfragen.
Aktiviert man jedoch den Schalter "Bestätigte Termine anzeigen" kann man den Termin wieder einsehen, der jetzt den neuen Status "Bestätigung" hat.
Absage
Wenn der Termin nicht stattfinden kann, wählen Sie den Status Absage aus. Der Grund muss hierzu im entsprechenden Textfeld angegeben werden (unten).
Der angegebene Grund erscheint anschliessend in der E-Mail mit der Absage an den Kunden.
Verlauf der Statusänderungen eines Termins anzeigen
Um zu sehen, welche Stati ein Termin bisher durchlaufen hat, gehe in der Übersicht der unbestätigten Termine (Dashboard) über die drei Punkte oben Rechts auf Verlauf.
Es erscheint eine Übersicht aller durchlaufenen Stati in chronologischer Reihenfolge, mit dem aktuellsten Status an oberster Stelle.
Zusammenfassung
Die Terminstatus-Funktion ermöglich einen halb-automatischen Prozess Ihrer Terminvereinbarung. Dieser ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden eine Möglichkeit für eine Terminvereinbarung zu bieten. So erzeugen Sie eine gewisse Verbindlichkeit und somit Kundenbindung, auch wenn Sie einen Termin noch nicht unmittelbar bestätigen können.
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