Um über Calenso buchbar zu werden, müssen einerseits alle notwendigen Konfigurationen vorgenommen worden sein und andererseits alle möglichen Faktoren beseitigt werden, die eine Buchung verhindern könnten.

Hier beschreiben wir detailliert alle Voraussetzungen und mögliche Hindernisse einer erfolgreichen Buchung

Notwenige Konfigurationen, um buchbar zu sein:

• Online Buchbar
• Verfügbarkeit
  • wiederkehrenden Verfügbarkeiten
  • ausserordentlichen Verfügbarkeiten
• Dienstleistungen

Mögliche Hindernisse:

• Buchungsintervall
• Filiale mit Deeplink
• Blocker im externen Kalender
• Gruppentermine
• Vor-/ Nachbereitung (Dauer)

Online Buchbar

Die einfachste Einstellung ist schlicht, ob man online buchbar ist. Diese ist im Mitarbeiter- bzw. Ressourcen-Profil zu finden.

Verfügbarkeit

Erste Voraussetzung für eine Terminbuchung ist, verfügbar zu sein.

Mit der Verfügbarkeit wird definiert, in welchen Zeiträumen man bereit ist, Termine entgegen zu nehmen.

Die Verfügbarkeit wird im Mitarbeiter- bzw. Ressourcen-Profil festgelegt.

Unterschieden wird zwischen

(wöchentlich) wiederkehrenden Verfügbarkeiten	und ausserordentlichen Verfügbarkeiten
Diese Verfügbarkeiten wiederholen sich jede Woche und haben kein Enddatum.	Diese Verfügbarkeiten werden für spezifische Daten festgelegt und wiederholen sich nicht.

Dienstleistungen

Um Termine vereinbaren zu können, muss definiert werden, was während des Termins stattfindet und wie lange es dauern wird.

Dies wird mit Hilfe der Dienstleistungen festgelegt.

Mehrere Faktoren entscheiden darüber, ob eine Dienstleistung gebucht werden kann:

• Die Dauer der Dienstleistung
• Vor- und Nachbereitungszeiten
• Zuordnung zu mindestens einer verfügbaren Ressource

Die wichtigste Eigenschaft des Termins und letztendlich entscheidend, ob dieser verfügbar ist, ist seine Dauer. Überschreitet die Dauer des Termins das Zeitfenster der Verfügbarkeit, so wird diese Dienstleistung nicht gebucht werden können.	Hierbei ist zu beachten, dass auch Vor- und Nachbereitungszeiten für die Dauer der Dienstleistung berücksichtigt werden müssen, falls diese aktiviert sind.
Die Dienstleistung kann allen existierenden Ressourcen auf einmal zugeordnet werden.	Wenn die Dienstleistung nicht von jeder Ressource angeboten werden darf, kann sie auch einzeln über das Mitarbeiter- bzw. Ressourcen-Profil zugeordnet werden.

Buchungsintervall

Der Buchungsintervall hat, in Kombination mit der Verfügbarkeit und der Dauer der Dienstleistung, Einfluss, ob ein möglicher Termin angezeigt wird oder nicht.

Der Buchungsintervall wird unter Einstellungen/Buchungs-Widget-Einstellungen konfiguriert.

Am besten lässt sich die Einflussnahme des Buchungsintervalls anhand eines Beispiels erklären.

Angenommen, die Verfügbarkeit beginnt um 8:00 Uhr morgens. Der Buchungsintervall von 30 min sorgt dann dafür, dass die Termine um 8:00, 8:30, 9:00, 9:30 Uhr usw. angeboten werden.

Nehmen wir weiter an, dass bereits ein Termin gebucht wurde, der bis 10:15 Uhr andauert. Eine Verfügbarkeit bis 12:00 Uhr führt nun zu einem theoretisch offenen Zeitfenster von 10:15 bis 12:00 Uhr, also 1 Stunde und 45 Minuten.

Wählt ein Kunde nun eine Dienstleistung, die 1 Stunde und 30 Minuten dauert und zusätzlich 15 Minuten Nachbereitungszeit beansprucht, so dauert diese insgesamt ebenfalls 1 Stunde und 45 Minuten.

Sie sollte also genau in das offene Zeitfenster passen.

Jedoch verschiebt der Buchungsintervall den Start des nächsten möglichen Termins auf 10:30 Uhr, somit bleiben nur noch 1 Stunde und 30 Minuten übrig und die Dienstleistung passt nicht mehr hinein.